Partager un document via le module de partage de documents sécurisé

Le module pour le partage de documents sécurisé permet d’échanger des documents en mode sécurisé avec d’autres utilisateurs.

Que ce soit pour envoyer des états financiers à votre client, des plans d'architectures à votre fournisseur ou encore des relevés de paies à vos employés, ce module est tout indiqué.

Au lieu d'envoyer un courriel avec des pièces attachées, nous enverrons un courriel à votre client lui demandant de se brancher à GEM-WORK pour aller récupérer ses documents.

Grâce à son système de bordereaux, vous pouvez voir quand il a été envoyé et s'il a été lu. 

Avant toute chose, vous devez créer un accès à GEM-WORK pour la personne avec qui vous souhaitez échanger. 

En gros, créez un dossier sécurisé, ajoutez-y des documents et spécifiez au moins un destinataire.

Cliquez sur Clients > Clients. Sélectionnez le client auquel vous souhaitez envoyer le document. 

Pour créer un dossier sécurisé, cliquez sur le symbole + dans l'onglet Dossiers sécurisés. 

Dans la fenêtre suivante, sous l'onglet Info, saisissez les informations suivantes:

• Titre (c’est ce titre et non le nom du fichier qui apparaîtra quand vous enverrez votre dossier à un destinataire)
• Suivi
• Étiquettes (vous permettent de qualifier votre envoi (par exemple: fragile, urgent ou pour approbation). Vous pouvez combiner plusieurs étiquettes)
• Complété (oui ou non)
• Le document

Vous pouvez Partager ou simplement Enregistrer et fermer. 

Que le destinataire ait ouvert le dossier ou non, ce dernier sera automatiquement éliminé dans un délai de 6 mois.

Vous ne pouvez pas changer votre nom sous créé par.

Dans le champ Notes, inscrivez toutes les précisions, les commentaires ou les instructions à l’attention de votre destinataire.

Les documents téléversés apparaîtront sous Titre.

Placez vos documents dans la zone Déposer ou cliquer pour téléverser un ou plusieurs documents.

Vous pouvez envoyer plusieurs documents de formats différents ou simplement un dossier compressé en format zip.

Si vous choisissez de Partager le document, cliquez sur l'onglet Destinataires > +Nouveau et ajoutez un contact qui recevra le document par courriel.  Le destinataire doit d'abord être inscrit en tant que Ressources humaines dans le GEM-WORK. Vous pouvez avoir plusieurs destinataires.

Rédigez un destinataire et cliquez sur Enregistrer et fermer.

Vous pouvez maintenant envoyer votre dossier en cliquant sur Partager. Une confirmation vous sera affichée avant l’envoi.

Si les informations sont correctes, cliquez sur Partager.

Une fois le document partagé, un bordereau sera créé. Il contient:

• le titre de votre dossier
• le nom de l’expéditeur
• le nom du destinataire
• la date de lecture. 

Cliquez sur le titre pour ouvrir le document et l’imprimer ou le sauvegarder en format PDF.

Les dossiers sécurisés sont ceux que vous préparez, mais que vous n’avez pas encore partagés. Dès que vous partagez un dossier, il apparaît immédiatement dans l'onglet Bordereaux.