Configurer l'abonnement à un produit

Pour configurer l'abonnement à un produit, 3 étapes sont primordiales : 

1. Rendre l'abonnement au produit possible
2. Préparer l'abonnement dans la fiche client
3. Modalités de renouvellement 

1. Rendre l'abonnement au produit possible

Le GEM-WORK permet de configurer des abonnements et des opérations récurrentes. Un abonnement est un contrat dans lequel il y a la répétition d'un produit ou d'un service pour une période définie dans les options de ce produit ou service. Une facture avec un seul produit sera automatiquement émise à l'expiration de votre abonnement.

Afin de définir des abonnements pour vos clients, il vous faut au préalable avoir au moins un produit ou service disponible pour l'abonnement. Pour vérifier qu'un produit est disponible pour l'abonnement, allez dans le menu principal, situé à gauche de l'écran : Inventaire > Produits et Services et sélectionnez le produit qui vous intéresse.

Cliquez sur l'onglet Options. Cochez Cet item est accessible à la programmation d'abonnements. Ensuite, cochez l'option Renouvelable. Cela fera apparaître d'autres champs dans lesquels vous devrez saisir les informations suivantes :

• Fréquence;
• Nombre de mois;
• Nombre de récurrence(s) (mettre à 0 si illimités).

Ensuite cliquez sur Enregistrer.

2. Préparer l'abonnement dans la fiche du client

Pour ajouter un abonnement, à partir du menu principal, situé à gauche de l'écran : Clients > Clients et sélectionnez le client souhaité. 

Ensuite cliquez sur l'onglet Abonnements > +Nouveau dans la section Abonnements associés à ce client.

Dans l'onglet Info, insérez les informations suivantes :

• Méthode de renouvellement;
• Facturable;
• Fréquence;
• Nombre d'abonnement(s) (mettre à 0 si illimitées);
• Produit ou service à facturer;
• Quantité;
• Prix;
• Texte à afficher sur la facture;
• Prochaine facturation;
• Ne peut annuler avant;
• Début de couverture;
• Fin de couverture;
• Projet.  

Cliquez sur Enregistrer et fermer.

3. Modalités de renouvellement

• Fréquence : à quelle fréquence vous souhaitez renouveler l'abonnement;
• Quantité : nombre de fois que l'abonnement sera renouvelé, mettre 0 si pas de fin;
• Produit ou service à facturer : choisir le produit ou service qui est l'objet de l'abonnement;
• Prix : mettre le prix de l'abonnement, le prix utilisé pour le renouvellement;
• Prochaine facturation : spécifiez une date de Prochaine facturation ultérieure à la Date de création. Le système n'exécute pas un abonnement passé;
• Début de couverture : la date de début de l'abonnement;
• Fin de couverture : la date de fin de l'abonnement.

Note : Pour un abonnement mensuel, il est toujours préférable de choisir le premier jour du mois que le dernier; en effet, les mois n'ont pas toujours 30 ou 31 jours (parfois même 28). L'abonnement se fera quand même, mais il ne sera pas aussi précis.

Truc : Les abonnements peuvent facilement générer des factures et les envoyer à vos clients. Il est toutefois recommandé que vos premiers abonnements soient manuels. Si tout se déroule comme prévu, il sera plus facile de les automatiser que de renverser des factures générées automatiquement.

Manuel : Méthode de renouvellement - Le système vous informera qu'un abonnement est arrivé à terme, mais les étapes suivantes devront être faites manuellement.

Automatique : Méthode de renouvellement - Le système va automatiquement créer une vente et une facture avec ce produit ou service et l'envoyer au client par courriel.

Il existe des modèles de courriels pour les différentes actions lors des abonnements.