Comprendre les champs actif ou inactif dans un dossier

Afin de préserver l'intégrité de l'historique de vos transactions et de vos écritures, c'est intentionnellement que la plateforme n'offre pas la possibilité d'effacer une fiche, quelle qu'elle soit. Toutes les fiches créées sont sauvegardées dans la base de données et y resteront, tant et aussi longtemps que l'entreprise demeurera opérationnelle. Peu importe qu'il s'agisse d'une fiche Client, Fournisseur, Ressource, Produit ou autre, le système est bâti pour interdire l'effacement des diverses fiches constituant la base de données.

GEM-CAR est plutôt conçu de sorte à vous offrir l'alternative de modifier le statut de chaque fiche en permettant d'en faire basculer le statut d'Inactif à Actif ou vice-versa. Voici comment cette option vous permettant de modifier le statut d'une fiche. Nous prendrons l'exemple d'une fiche client que vous pouvez retrouver dans le menu de gauche : Clients > Clients. 

Étape 1

Vous devez tout d'abord repérer le champ Statut dans une fiche.

Étape 2

Vous pouvez maintenant modifier le Statut de cette fiche et alterner entre Actif ou bien Inactif simplement en cliquant sur les flèches à droite et en modifiant la sélection. 

Si la fiche est active, le système vous présentera alors les 2 statuts que vous pouvez appliquer à la fiche, vous n'avez qu'à indiquer votre choix.

Étape 3

Pour modifier le statut de cette fiche, qui indique actuellement Actif et le faire passer à Inactif, rien de plus simple.

Vous devez tout simplement positionner la bande bleue sur « Inactif »  et puis cliquer. La fiche portera désormais le statut « Inactif ».

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la modification. 

Lorsque l’un de vos Clients, Fournisseurs, Produits ou même une Ressource Humaine ne fait plus partie de vos opérations courantes, vous souhaiterez que ces fiches soient considérées comme étant inactives. Ainsi, modifiez le statut de la fiche appropriée en conséquence. 

Les données seront toujours enregistrées et ces enregistrements conservés mais n'apparaîtront pas dans les listes à l’écran ni dans les rapports imprimés. Dans la mesure où vous indiquerez dans les filtres que vous ne souhaitez voir que les enregistrements portant le statut « Actif » (cet exemple est tiré des filtres Clients), vous ne verrez pas les produits Inactifs.