Une transaction est une écriture comptable. Elle ira s'ajouter au grand livre qui collige toutes les écritures reflétant les activités de votre organisation. Autrement dit, chacune des transactions inscrites au grand livre reflète une opération monétaire qui sera affichée sur les différents rapports financiers.
Elle est aussi appelée écriture de grand livre ou écriture de G/L. Passez par le menu Comptabilité > Transactions pour afficher le grand livre.
Note : il faut savoir que la fonction « Inscrire des factures » du menu Fournisseurs est une façon simple et rapide de générer des transactions de paiements. À l'aide de cette fenêtre, vous pouvez inscrire plusieurs factures et inclure le paiement par la même occasion. De plus, si vous avez pris des photos de factures, celles-ci seront affichées et vous pourrez les sélectionner afin de les transférer vers la comptabilité.
Pour une transaction plus complexe avec des crédits, de la livraison ou des pourboires, par exemple, utilisez plutôt une nouvelle transaction telle que décrite ci-dessous.
Voici trois types de transactions, aussi appelées écritures comptables.
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Une écriture qui n'affecte ni les comptes à recevoir ni les comptes à payer, par exemple :
Vous faites un transfert entre votre petite caisse et la banque.
Vous transférez un compte d'un compte de revenu à un autre compte de revenu.
Vous faites une écriture de fin d'année ou une écriture de régularisation.
Le vitrier vient changer une vitre et vous le payez immédiatement par chèque sans lui créer de compte fournisseur ou vous payez votre compte mensuel de téléphone sans créer de compte fournisseur.*
Toute autre transaction qui ne touche pas les comptes à recevoir ou les comptes à payer.
Pour ce faire, allez dans Comptabilité > Nouvelle transaction et inscrivez les comptes concernés. Bien sûr, il faut que la transaction balance, c'est-à-dire que la somme des débits doit égaler la somme des crédits. Si vous n'êtes pas familier avec la notion de DÉBIT et de CRÉDIT, dites-vous que le compte augmente s'il est en vert et qu'il diminue s'il est en rouge. Une balance de zéro est une transaction qui balance.
Une note sur la date : si votre dernière période fermée est le mois de mars 2023, vous ne pourrez pas inscrire de transaction ni dans ce mois ni à une date antérieure. Vous pouvez toujours effacer la période, mais soyez très prudent, car si cette période a servi à effectuer un rapport de taxes, l'ajout d'une écriture risque de venir fausser ce dernier.
Par exemple, si vous faites un chèque pour renflouer la petite caisse, votre transaction ressemblera à Petite caisse au débit en vert, puisque la petite caisse augmente et la Banque au crédit en rouge, car le montant en banque est réduit.
Générer une facture client ou entrer une facture d'un fournisseur
Dans la case CLIENT ou FOURNISSEUR, inscrivez le nom et faites DÉBIT/CRÉDIT selon le cas et complétez la transaction.
Vous pouvez générer une facture à un client via une transaction, mais vous pouvez aussi transformer une vente en facture. Cette action, le système la fera automatiquement pour vous tout en laissant une trace de cette facture dans le menu des ventes.
Pour la facture d'un fournisseur, si vous avez eu besoin de passer par le processus de bon de commande et par le menu Achats, vous n'avez pas besoin de créer une transaction.
Dans le cas d'une location d'espace, vous pouvez toutefois générer des transactions plutôt que de passer par les ventes.
Le principe est le même quand vous achetez de l'électricité, vous n'avez pas besoin de faire un bon de commande, de l'envoyer à Hydro-Québec et de réceptionner l'électricité. Vous pouvez entrer directement la facture à payer par une nouvelle transaction.
Entrer le numéro de la facture en référence, un nom (pour faciliter une recherche éventuelle), sélectionnez un fournisseur existant et cliquez sur Facture + en vert. À noter que le compte comptable associé à ce dernier peut être automatiquement sélectionné. Ce compte pourra être inscrit dans la fiche du Fournisseur dans l'onglet Termes.
Au débit du compte Énergie, entrez le total de la facture. À noter que dans cet exemple, le raccourci dans la petite roue dentelée ajuste automatiquement les taxes en fonction de l'inscription de votre total, avant taxes ou toutes taxes comprises (TTC).
Cliquez une fois dans la case Crédit en vert sur la ligne des Comptes fournisseurs pour faire balancer la transaction.
Enregistrez et fermer pour que la transaction s'ajoute aux comptes payables.
Recevoir un dépôt ou inscrire le paiement d'une facture à un fournisseur
Encore une fois, dans le menu Comptabilité, sélectionnez Nouvelle Transaction.
Dans la case CLIENT ou FOURNISSEUR, inscrivez le nom et cliquez sur Payer
Dans la fenêtre connexe, vous verrez toutes les factures impayées, à vous d'indiquer si vous donnez une escompte pour l'une de ces factures. Indiquez également le montant payé par facture et appuyez sur traiter.
Après avoir appuyé sur Traiter, le système vous renverra dans votre transaction originelle, entrez la Référence, assurez-vous que les montants sont exacts et cliquez sur Enregistrer et Fermer.
*Vous pouvez quand même créer un fournisseur pour le vitrier. Si ce dernier doit revenir, vous serez bien content d'avoir ses coordonnées à portée de main. Même chose pour votre fournisseur de téléphone et les remboursements d'essences. Dans ce dernier cas, créez un compte Essence, pas besoin de créer un compte Esso, Petro-Canada, Shell, etc.
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