Importer une charte de comptes à partir d'un fichier Excel

L'importation et la création de votre tableau de comptes doivent être effectuées dès que vous commencez à utiliser la solution comptable. Votre compte GEM-BOOKS ne doit comporter aucune transaction au moment de l'importation d'un tableau de comptes. Si vous avez déjà effectué des transactions dans GEM-BOOKS, mais que vous souhaitez importer un tableau de comptes, deux options s'offrent à vous :

Option 1 : N'importez pas de tableau de comptes. Configurez plutôt votre plan comptable manuellement dans GEM-BOOKS.

Option 2 : Écrivez à soutien@GEM-BOOKS.com et un membre de l'équipe des services de conseil pourra vous accompagner.

Importer un plan comptable à partir d'un fichier Excel

Pour importer un plan comptable à partir d'un fichier Excel, vous devez d'abord exporter un modèle que vous pourrez modifier ultérieurement. Pour commencer, rendez-vous dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres > Import/Export.

Une fenêtre apparaît. Cliquez sur l'onglet Comptes et ensuite sur le bouton bleu Télécharger le fichier modèle avec vos données.

Les informations transférées seront les suivantes :

• Code
• Nom
• Type
• Crédit/Débit
• Taxable
• Devise
• Banque
• Solde d'ouverture
• Configuration
• IGRF
• Groupe
• Étiquettes

Ceci est particulièrement pratique lorsque vous souhaitez mettre à jour certaines valeurs à partir du fichier Excel.

Comptes actifs et inactifs

Lorsque vous importez un plan comptable, les comptes déjà configurés dans Active deviendront inactifs, et les comptes importés deviendront actifs. Assurez-vous donc que tous vos comptes sont inclus dans le plan comptable que vous importez.

Par exemple, vous avez déjà configuré votre compte « Petite caisse » (1002) en mode « Actif », mais vous souhaitez importer un plan comptable. Si le plan comptable que vous importez n'inclut pas le compte 1002 - Petite caisse, ce compte deviendra inactif dans le logiciel.

* Les comptes principaux de type C (Comptes clients) et P (Comptes fournisseurs) doivent avoir un solde d'ouverture nul. L'astuce consiste à additionner les montants de ces deux comptes et à les ajouter au compte de type AJ (Ajustements). De cette façon, votre balance de vérification sera équilibrée après l'importation. Il vous suffit d'importer vos créances et vos dettes à l'aide de l'onglet Factures. Là, les lignes de type « Client » totaliseront le montant que vous aviez dans le compte de type C et les lignes de type « Fournisseur » totaliseront le montant de P.

Astuce : dans Excel, veillez à additionner la colonne « Solde initial ». Si vous obtenez zéro, vous pouvez procéder à l'importation ; sinon, vous avez encore du travail à faire. (N'oubliez pas de supprimer ce total avant l'importation).

Activer un compte inactif

Pour activer un compte inactif, cliquez sur Comptabilité > Charte des comptes. Ensuite, cliquez sur l’icône bleue Listes dans le coin supérieur droit de l’écran.

Dans la boîte de dialogue Listes, sélectionnez le statut Inactif et cliquez sur le bouton vert Filtrer.

Dans la liste des comptes inactifs, cliquez sur le compte que vous souhaitez activer. Sur la page d’informations du compte, sélectionnez Oui sous le menu intitulé Actif. Cliquez ensuite sur le bouton vert Enregistrer.

Enfin, il est toujours judicieux de planifier à l'avance et de faire valider votre plan comptable par le comptable externe qui clôture votre exercice en lui fournissant votre compte de résultat. (Pour lui faciliter la tâche, invitez votre comptable à rejoindre Actif!) N'hésitez pas non plus à faire appel à l'un de nos professionnels de la comptabilité agréés.