Dans GEM-CAR, nous vous recommandons 3 étapes de démarrage :
Démarrage de GEM-CAR
Charte des comptes de GL doit être droite avant le GoLive (Utilisation de celle de GEM-CAR est gratuite sinon le client devra payer 2000$ de frais pour faire fusionner la sienne avec la nôtre par l’équipe de GEM-FINANCES).
Ajoutez le GL 3520 dans le profil d’installation (Capital: ajustement importation - Crédit - compte de groupe - Non Taxable) s’il n’est pas présent.
Dans le menu Comptabilité > Charte des comptes > +Ajouter, vous pouvez créer un nouveau compte.
Complétez les champs suivants dans l'onglet Info :
Code interne
Nom
Solde de départ
Financier
Type
Devise
Type de compte
Cochez ou décochez les cases suivantes (en fonction de vos besoins) :
Ce compte est utilisé pour les paiements/encaissements
Ce compte est taxable
GO LIVE GEM-CAR
Lors du Go live de GEM-CAR, importez les payables et recevables, puis mettez la copie des documents dans la transaction. Soit par l’outil ou le fichier
Tout d'abord, associez le compte d'ajustement dans Comptabilité > Paramètres > Configurations.
Sur la page Configurations du module de comptabilité, ajoutez le compte 3520 - Ajustement importation CAR et CAP dans la fenêtre Compte d'ajustements/importations.
Si vous passez votre souris sur le nom Compte d'ajustements/importations, vous verrez apparaître une bulle bleue avec le message suivant: « Ce compte sera considéré comme un compte d'ajustements, par exemple, pour entrer des soldes d'ouvertures pour vos clients/fournisseurs ».
Importation des payables et recevables
Vous pouvez demander à un agent de procéder au transfert ou le faire vous-mêmes :
Par fichier Excel
Transfert par Excel de V14 ou autres système.
Manuellement
Exemple de compte à recevoir
Cliquez sur le menu Comptabilité > Transactions > +Ajouter
Dans la page suivante, faire les choses suivantes :
Ajoutez le client
Cliquez sur le bouton Facturer (D+)
Utilisez la contre partie 3520 au crédit (Au lieu de ventes de pièces)
Dans la Référence, mettre l’ancien numéro de facture
Date: Mettez la date de la facture du client
Exemple de compte à payer
Cliquez sur le menu Comptabilité > Transactions > +Ajouter. Dans la page connexe, faites les choses suivantes :
Ajoutez le Fournisseur
Cliquez sur le bouton Facture (C+)
Date: 1 journée antérieur au GO LIVE ou celle de la vraie facture si elles sont entrées une par une
Dans le champ Nom: mettez l’ancien numéro de facture si vous entrez les factures une par une
Utilisez la contre partie 3520 au Débit, et le montant en recevable au Crédit
Démarrage de la comptabilité
Entrez la BV comme transaction
Validez que les GL de la BV sont les mêmes que dans GEM-CAR. Il vous faut associer les GL de GEM-CAR à votre BV ou les créer s’ils n’existent pas. Ex: Amortissement Camion.
Entrez la date de transaction qui doit être celle de la BV et associez les documents justificatifs dans la transaction Ex: la BV.
En entrant la transaction, les GL utilisés pour les payables et recevables devront être changés pour 3520 (ajustement importation)
Exemple de BV:
Avec les GL du GEM-CAR par défaut VS le Excel qui vient de Simple Comptable.
Si les payables ne balancent pas, ajoutez une transaction d’ajustement.
Ex: une facture de Napa de 1000$ entrée dans Simple comptable, mais pas entrée dans GEM-CAR
Ajoutez la transaction comptable avec :
Date: Antérieure à la BV
Référence: Ajustement importation BV Napa
Nom: Ajustement importation Balance de vérification Napa
Si les recevables ne balancent pas, ajoutez une transaction d’ajustement.
Ex: Une facture de client de 1000$ entrée dans Simple comptable, mais pas entrée dans GEM-CAR
Ajoutez la transaction comptable avec :
Date: Antérieure à la BV
Référence: Ajustement importation BV - Client
Nom: Ajustement importation Balance de vérification - Nom Client
Voici le détail de la transaction sur papier :
Conclusion: Le solde du 3520 devrait être à 0 à la fin de l’ajout de la BV.
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