Configurer le SMTP

Si vous ne faites aucun réglage, les courriels envoyés à partir de GEM-BOOKS proviendront d'une adresse générique no-reply@gem-books.com. Les destinataires de vos courriels ne seront pas en mesure de vous répondre.

Note : Rassurez-vous, toutes les configurations et l'aide nécessaire vous seront fournies soit par votre fournisseur de service Internet, soit par votre hébergeur (celui à qui vous demandez de changer un mot de passe ou créer une nouvelle boite).

1) Première méthode

La première méthode consiste à définir une adresse courriel globale pour tous les types d'envois de toutes les ressources humaines. Vous pouvez configurer une adresse courriel d'envoi par défaut dans le menu Communications > Paramètres > Configurations. 

Que vous désirez que tous les envois d'un même type, par exemple : factures, proviennent de comptabilite@votrecie.ca et que les talons de payes viennent de rh@votrecie.ca, vous êtes au bon endroit. La fenêtre de configuration s'ouvre, dans laquelle vous pouvez cliquer sur l'icône +Nouveau. 

Note : Ça vaut la peine de configurer "Tous les envois" car ça va aussi remplacer le no-reply des notifications. Si vous ajoutez plusieurs compte pour "tous les envois", le système prendra en compte le premier compte par défaut.

Une fenêtre s'affichera à l'écran, dans laquelle vous pourrez remplir les champs. Pour l'email, tapez votre email SMTP, pour le serveur, tapez simplement le code du serveur. En ce qui concerne le cryptage, TLS et SSL sont des protocoles de cryptage qui sécurisent les communications SMTP. TLS est l'option la plus récente et la plus sûre, tandis que SSL est considéré comme dépassé en raison de vulnérabilités connues dans ses versions antérieures. Pour une transmission sécurisée du courrier électronique, il est recommandé d'utiliser SMTP over TLS (STARTTLS) plutôt que SMTP over SSL. Le port par défaut pour le SMTP est normalement le port 25. Tapez simplement vos identifiants SMPT sous nom d'utilisateur et mot de passe.

2) Deuxième méthode

La deuxième méthode consiste à définir une adresse courriel d'envois personnalisé par ressources humaines. Pour ce faire, cliquez sur Ressources humaines > Ressources humaines, sélectionnez un fichier, cliquez sur l'onglet Courriel. Les réponses vous seront données soit par votre fournisseur d'accès à Internet, soit par votre hébergeur. Après avoir vérifié les informations, cliquez sur Enregistrer.

Voici quelques pistes pour configurer les services les plus populaires, mais n'hésitez pas à contacter votre technicien informatique qui saura vous aider.

Google Gmail

Dans le cas d'un courriel Google Gmail, vous devrez d'abord créer mots de passe d'application.

C'est ce mot de passe qui ressemble à ceci, rgei dejn xtvp vruu que vous utiliserez dans la configuration de GEM-BOOKS et non votre mot de passe qui vous a permis de vous connecter à votre compte Gmail.

Comme si vous donniez un code différent pour le système d'alarme de votre maison à vos enfants.

Le mot de passe principal est celui que vous connaissez, tandis que le code spécifique pour GEM-BOOKS ressemble à celui surligné en jaune. Copiez le code à 16 chiffres qui vous est fourni.

La double validation doit être effectuée pour pouvoir configurer le mot de passe pour les applications.

Mise à jour : Google a récemment changé l'emplacement de son menu Mots de passe des applications, mais les instructions chez Google ne vous envoient pas au bon endroit.

Il n'en demeure pas moins que vous devez avoir activé au préalable la Validation en deux étapes.

Dans la gestion de votre compte Google, cliquez sur Sécurité.

Sélectionnez ensuite la Validation en deux étapes et vous trouverez tout en bas les Mots de passe des applications.

Une fois dans le menu Sécurité de "Gérer votre compte Google", cherchez pour Mots de passe des applications et cliquez sur le résultat du même nom.

Si vous ne trouvez pas le menu Mots de passe des applications, activez simplement Accès aux applications moins sécurisées.

Voici les configurations pour un Gmail. Suivez les instructions de la section Autres options de configuration et Utiliser le serveur SMTP Gmail.

Pour Hotmail, voici les configurations.

Pour iCloud / me.com / mac.com, voici les configurations. Vous aurez besoin d'un mot de passe d'Application comme Gmail.

Pour Outlook avec un type de compte personnel, voici les configurations.

Pour Outlook 365, hébergé chez GoDaddy vous devez activer l'authentification SMTP. Ensuite, voici les configurations à l'étape 8 dans le carré bleu.

Pour Office et Outlook 365 avec un type de compte professionnel ou scolaire, il est vrai de dire qu'à partir de la fin septembre 2024, lorsque la migration à la nouvelle méthode d'authentification dans Azure Active Directory sera effective, il n'y aura plus de mot de passe d'applications comme nous le connaissons en ce moment. Cela ne touche pas uniquement GEM-BOOKS, mais aussi votre photocopieur qui a besoin de ses informations pour vous envoyer des documents numérisés par courriel.

Ceci dit, pour créer un mot de passe d'application, vous devez être encore en mode "Pré-migration" ou en "Migration en cours".

Une fois la migration complétée, il n'est plus possible de créer un mot de passe d'application requis pour configurer GEM-BOOKS.

Après avoir demandé à l'administrateur des courriels Office 365 de type professionnel ou scolaire si vous êtes bien en pré-migration ou en cours de migration, demandez-lui aussi de vérifier ceci.