Dans cette FAQ, nous allons aborder les étapes suivantes :
1. Vérifier les informations obligatoires relatives aux ressources humaines
3. Générer les feuilles d'impôts
4. Transmission des Relevés 1 au gouvernement du Québec
4.1. Vous avez un numéro préparateur de Revenu Québec
4.2. Vous n'avez pas de numéro de préparateur
5. Production et transmission du sommaire 1
6. Transmission au gouvernement fédéral en utilisant le code Web
1. Vérifier les informations obligatoires relatives aux ressources humaines
Pour vérifier si toutes les informations obligatoires relatives aux ressources humaines ont été correctement saisies, cliquez sur Ressources humaines > Ressources humaines et sélectionnez le dossier que vous souhaitez ouvrir.
Dans l'onglet Infos, vérifiez les informations obligatoires suivantes :
- Numéro d'Assurance Sociale (N.A.S)
- Date de naissance;
- Courriel personnel.
Modifiez si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
Ensuite, cliquez sur l'onglet Paye. Choisissez le code approprié et saisissez-le dans le Code de la case 45 (T4). Cliquez sur Enregistrer.
2. Configurer le module Paye
Une fois les vérifications effectuées au niveau des ressources humaines, le même processus doit être appliqué à la paie. Il est alors nécessaire de valider tous les numéros et de les renseigner dans les champs appropriés. Une attention particulière doit être portée à la section de configuration, car le bon remplissage des numéros est essentiel pour assurer la génération correcte des fichiers XML.
- Numéro de compte de retenues à la source provincial;
- Numéro de compte de retenues à la source fédéral;
- No. identification employeur provincial;
- Numéro de préparateur provincial;
- Numéro de préparateur fédéral;
- Numéro de téléphone du préparateur;
- Numéro séquentiel pour les Relevés 1 format électronique.
Si vous n'avez pas de numéro de préparateur, laissez ce champ vide.
Note : Ne confondez pas le code d'accès Web avec le numéro du préparateur.
Ensuite cliquez sur Enregistrer.
3. Générer les feuilles d'impôts
Pour générer les feuilles d'impôts, cliquez sur Payes > Feuillets d'impôt > +Ajouter.
Ensuite, choisissez l'année pour laquelle on sort les feuillets et cliquez sur le bouton Envoyer une copie par courriel à l'employé si vous voulez envoyer les feuillets directement aux employés.
Note : Important de s'assurer que tous les employés ont leur adresse courriel dans leus fiche de ressource humaine.
Quand on clique sur Envoyer, le système va générer vos feuillets dans fichiers zip. Ensuite vous devez cliquez sur Télécharger récupérer le fichier.
4. Transmission des Relevés 1 au gouvernement du Québec
4.1. Vous avez un numéro préparateur de Revenu Québec
Cliquez sur le lien ci-dessous, cela vous amène directement au portail de Revenu Québec pour la transmission des feuillets :
Dans la page Transmission des relevés, cliquez sur Commencer.
Cela vous donne accès à votre portail de préparateur.
Renseignez-vous informations et accédez à votre portail et suivre les étapes pour joindre le fichier .XML et transmettez.
4.2. Vous n'avez pas de numéro de préparateur
Si vous n'avez pas de numéro de préparateur, vous devez remplir et nous transmettre le formulaire Demande d'inscription comme préparateur (ED-430) pour en obtenir un. Vous pouvez nous transmettre ce formulaire à l'aide des services en ligne offerts dans Mon dossier pour les entreprises, Mon dossier pour les représentants professionnels ou Mon dossier pour les citoyens.
Après la réception du formulaire, nous vous transmettrons, dans Mon dossier, une confirmation d'inscription contenant votre numéro de préparateur et la série de numéros séquentiels que vous devez utiliser pour chaque type de relevés que vous transmettez.
5. Production et transmission du sommaire 1
Vous pouvez utiliser le service en ligne de production des relevés 1 et du sommaire 1, accessible dans Mon dossier pour les entreprises et dans Mon dossier pour les représentants professionnels, pour transmettre uniquement le sommaire 1.
Notez qu'un employeur ou un représentant professionnel n'a pas besoin d'obtenir de numéro de préparateur pour que vous puissiez nous transmettre des relevés 1 et le sommaire 1 à l'aide de ce service.
6. Transmission au gouvernement fédéral en utilisant le code Web
Cliquez sur le lien suivant : https://apps.cra-arc.gc.ca/ebci/nkca/Webforms/ng/login
Renseignez votre numéro de compte et votre code Web : Web de l’ARC pour demander un Code d’accès Web (CAW).
Ensuite cliquez sur Ouvrir une session.
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