Il existe deux méthodes principales pour facturer un plan de 3 ans dans GEM-WORK :
1. Facturer le contrat complet via financement
2. Utiliser un système d’abonnements (paiements récurrents)
5. Peut-on combiner les deux méthodes ?
Avant de commencer, nous vous proposons deux options pour vos opérations de financement :
1. Facturer le contrat complet via financement
Cette méthode consiste à facturer la totalité du contrat dès le départ.
- Le montant total du plan de 3 ans est inscrit sur une seule facture
- Le client paie via une option de financement
- Les frais financiers sont crédités (retirés) pour refléter uniquement la valeur réelle du contrat
- Le paiement est ensuite géré par la compagnie de financement
1.1. Avantages
- Entrée de revenus immédiate
- Simplification comptable (une seule facture)
- Moins de suivi administratif
1.2. À considérer
- Nécessite une entente avec un fournisseur de financement
- Gestion des crédits de frais financiers à bien configurer dans GEM-WORK
2. Utiliser un système d’abonnements (paiements récurrents)
Avec cette méthode, le client paie le plan de façon mensuelle ou périodique.
- Le plan est divisé en paiements (ex : mensuels sur 36 mois)
- Les factures sont générées automatiquement selon la fréquence choisie
- Chaque paiement correspond à une portion du contrat
2.1. Avantages
- Plus accessible pour le client (paiements étalés)
- Revenus récurrents
- Flexibilité pour le client
2.2. À considérer
- Suivi des paiements nécessaire
- Gestion des annulations ou défauts de paiement
- Paramétrage des abonnements dans GEM-WORK
3. Configurer dans GEM-WORK
Pour créer un abonnement, cliquez sur Ventes > Abonnements > +Ajouter.
- Abonnement avec facturation aux 3 ans financé par CATALYST
Ensuite, dans l'onglet Info, définissez les informations générales :
- Méthode de renouvellement : choisissez automatique ou manuel.
- Actif : toujours Oui.
- Client à facturer : sélectionnez le client concerné.
- Facturable : toujours Oui.
- Fréquence : aux trois ans = durée du terme
- Nombre d’abonnement(s) : entrez un nombre spécifique ou mettez 0 pour illimité
- Produit ou service à facturer : GEM-WORK - Module pour la gestion du calendrier
- Quantité : la durée du terme (36 mois)
- Prix : le prix de la mensualité
- Ajoutez un texte personnalisé qui apparaîtra sur la facture (optionnel)
- Prochaine facturation : date de la première facture est déjà produite
- Début et fin de couverture : date d’utilisation du système
- Ne peut annuler avant : date minimale avant laquelle l’abonnement ne peut pas être annulé
- Lier à un projet (optionnel)
Cliquez sur Enregistrer pour activer l’abonnement.
Exemples avec ces configurations :
Exemple 1
Financement d'un équipement avec maintenance la facture
- Équipement à 5000$
- Entretien annuel à 1500$ x 3
- Intérêt avec une quantité -1 x 1000 GL administratif
Facture de 8500
Abonnement serait alors de 3000$ avec un plan de 3 ans à renouveler avec les paramètres ci-dessus.
Exemple 2
Financement d'un logiciel
Financement d'un équipement avec maintenance la facture
- Logiciel à 9500$
- Intérêt avec une quantité -1 x 1000 GL administratif
Facture de 8500
Abonnement serait alors de 9500$ avec un plan de 3 ans à renouveler avec les paramètres ci-dessus.
- Abonnement avec facturation mensuelle
Dans l'onglet Info, définissez les informations générales :
- Méthode de renouvellement : choisissez automatique ou manuel.
- Actif : toujours Oui.
- Client à facturer : sélectionnez le client concerné.
- Facturable : toujours Oui.
- Fréquence : mensuel
- Nombre d’abonnement(s) : entrez un nombre spécifique ou mettez 0 pour illimité
- Produit ou service à facturer : GEM-WORK - Module pour la gestion du calendrier
- Quantité : 1
- Prix : le prix de la mensualité
- Ajoutez un texte personnalisé qui apparaîtra sur la facture (optionnel)
- Prochaine facturation : fréquemment, le client déjà utilise le système (début de la facture)
- Début et fin de couverture : date d’utilisation du système
- Ne peut annuler avant : date minimale avant laquelle l’abonnement ne peut pas être annulé
- Lier à un projet (optionnel)
Cliquez sur Enregistrer pour activer l’abonnement.
4. Quelle méthode choisir ?
Le choix dépend de votre modèle d’affaires :
- Financement → idéal pour obtenir le paiement complet rapidement
- Abonnement → idéal pour fidéliser le client avec des paiements récurrents
5. Peut-on combiner les deux méthodes ?
Oui. Certaines entreprises offrent :
- Une option de paiement complet avec financement
- Une option d’abonnement mensuel
Cela permet de s’adapter aux préférences du client.
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