Saisir les factures fournisseurs avec ou sans photos

Deux options sont possibles pour la saisie de factures et la documentation par :

1. Des photos de factures ont été téléchargées et ont besoin d'être documentées pour être traitées et comptabilisées. 

2. Vous souhaitez entrer/saisir des informations relatives à une facture de fournisseurs et la documenter ou non par des photos. 

Dans le menu principal, situé à gauche de l'application, cliquez sur Fournisseurs > Factures > +Ajouter.

Remplissez les champs suivants à partir des informations contenues dans la photo de facture sélectionnée :

• Fournisseur/Référence (facultatif) : Inscrivez le fournisseur comme référence.

• Compte de dépenses : Inscrivez le compte de dépenses approprié.

• Date : Inscrivez la date de la facture sinon celle de la saisie apparaîtra.

• # Facture : Inscrivez le numéro de la facture. Notez que le système ne permettra pas d'inscrire le même numéro de facture 2 fois.

• Total de la facture (TTC) : Inscrivez le montant de la facture (toutes taxes comprises).

• Règle de taxes : Sélectionnez la règle de taxe.

• Note(s) : Inscrivez les notes importants.

• Inclure le paiement : Choisir oui ou non.

• Compte de paiement : Choisissez le compte de paiement.

• Référence du paiement : Inscrivez une référence pour le paiement.

Lorsque les informations ont été saisies, cliquez sur Ajouter. Une ligne contenant les informations que vous avez entrées apparaîtra. 

Répétez l'opération pour compléter la saisie de plus d'une facture. Lorsque vous avez complété la saisie de vos factures, cliquez sur Traiter.

Note : Vous pouvez rajouter autant de factures que vous voulez. Cependant, veuillez noter que tant que vous ne cliquez pas le bouton Traiter,  vos transactions ne seront pas sauvegardées. Maintenant, confirmez que pour vous voulez ajouter ces factures.

Pour associer des documents/photos à la saisie de la facture, à partir du menu principal, situé à gauche de l'application, cliquez sur Fournisseurs > Factures. Retrouvez votre facture dans la liste.

Une fois votre facture ouverte, sous l'onglet Documents, cliquez sur +Nouveau.

Inscrivez le Titre que vous souhaitez donner au document.  Glissez le fichier image d'un dossier de votre ordinateur vers Déposer ou cliquer pour téléverser un document ou cliquer pour rechercher le fichier dans votre ordinateur.

Lorsque le téléchargement du document vers GEM-CAR est terminé, la fenêtre indiquera Téléversement complété, n'oubliez pas d'enregistrer! Ensuite cliquez sur Enregistrer et fermer.

En ouvrant la facture à nouveau, la page affichera l'ensembles des comptes affectés par cette transaction.