Reporter les écritures dans votre logiciel comptable externe

Sommaire

• Création d’un dossier virtuel avec : le rapport de l’âge des comptes à recevoir, à payer et la liste des factures, avec la copie du détail des transactions comptable des achats et ventes en format PDF;
• Inscription des sommaires de distributions de ventes au Grand Livre ainsi que celles des achats;
• Inscription de détaillée des transactions de paiement fournisseurs chèque par chèque.

Comment définir votre GL?

Vous devriez prendre le temps de configurer vos codes de grands livres dans votre GEM-CAR.

Pour ce faire, cliquez sur Comptabilité > Charte des comptes > +Ajouter.

Ensuite, remplissez les champs suivants :

• Code interne;
• Nom;
• Financier.

 Cochez ou non les options selon vos besoins. Ensuite, cliquez sur Enregistrer.

Vente avec GL configuré dans GEM-CAR (recommandé)

Après avoir configuré le GL correctement, en suivant les étapes décrites ci-haut, à partir du menu principal, cliquez sur Ventes > Rapports > Factures.

Choisissez les dates de départ et de fin et trier par le filtre que vous souhaitez.

Cliquez sur Envoyer.

Gardez une copie en PDF pour audit.

À partir du menu principal, allez à Comptabilité > Rapports > Bilan.

Ensuite, insérez les informations suivantes :

• Type de code à afficher;
• Date de fin. 

Parmi les filtres, vous aurez les options suivantes :

• Filtrer par étiquettes de comptes; 
• Filtrer par étiquettes de transactions;
• Filtrer par devise.

Ensuite, cliquez sur Envoyer.

Dans Bilan, avec la date sélectionnée, vous aurez accès aux informations relatives aux : 

• Actifs à court terme;
• Actifs à long terme;
• Passifs à court terme;
• Passifs à long terme;
• Capital;
• Sommaire.

Vous pouvez consulter le sommaire à la fin du Bilan.

• Inscription au Grand Livre :

      o   Débitez les comptes à recevoir;

      o   Créditez les comptes de ventes et les taxes à remettre.

À partir du menu principal, allez à Ventes > Rapports > Sommaire des encaissements.

Choisissez les dates et cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez consulter le Sommaire des encaissements.

Gardez une copie en PDF pour audit.

• Inscription au Grand Livre du sommaire :

     o   Créditez les comptes à recevoir.

     o   Débitez les montants par type d’encaissement.

À partir du menu principal, cliquez sur Comptabilité > Rapports > Âge des comptes.

Ensuite, insérez les informations suivantes :

• Solde en date du; 
• Devise; 
• Type (comptes à recevoir);
• Regrouper par; 
• Ordre. 

Parmi les filtres, vous aurez les options suivantes :

• Filtrer par client;
• Filtrer par vendeur;
• Filtrer par chargé de compte.

Ensuite, cliquez sur Envoyer.

Gardez une copie en PDF pour audit et validation.

Entrez dans une transaction au grand livre.

• Utilisation de  DYNACOM

Entrez le sommaire dans l'entrée générale du module pour les ventes, puis les paiements.                      

• Utilisation d'Acomba

A) Entrée des ventes

Ajouter la transaction générale pour les ventes en utilisant l'entrée générale.

Dans la description, ajoutez le mois, l'année et le type: Ventes                                                                               

B) Entrez la transaction de paiement

Puisque Acomba vous permet seulement d'avoir 6 méthodes de paiement, combinez toutes les cartes de crédit dans un code de GL: 1001

Dans la description, ajoutez le mois, l'année et le type : paiement

C) Achats et chèques

Répétez les transactions mais cette fois pour l'achat et les entrées de chèque.

• Utilisation de QuickBooks 

A) Aller à créer une entrée générale

Dans le menu de QuickBooks :

• (Facultatif) Dans la fenêtre Créer des entrées de journal générales, modifiez la date.

• Le numéro d'entrée devrait se remplir automatiquement.

• Entrez les détails de l'entrée dans le journal général.

• Utilisation de QuickBooks Pro

• Dans le menu QuickBooks, choisissez : 

Créer des entrées de journal générales.

• (Facultatif) Dans la fenêtre Créer des entrées de journal générales, modifiez la date.

• Le numéro d'entrée devrait se remplir automatiquement.

• Entrez les détails de l'entrée du journal général.

 

• Utilisation de Quickbooks Online

Le moyen le plus rapide pour créer une entrée de journal lors de l'utilisation de QuickBooks en ligne consiste à cliquer sur le plus (+) en haut de l'interface utilisateur. Lorsque le menu Créer s'affiche > Afficher plus. Sous la colonne "Autre" (extrême droite), sélectionnez Entrée de journal. L'utilisation du grand livre général avec cette version de QuickBooks n'autorisera pas une transaction vers les comptes recevables, les comptes payables ou les taxes GL. Créez les nouveaux comptes GL proches de la numérotation. Le rapport d'impôt intégré ne montrera pas ces nouveaux GL.

• Solution pour être en mesure d'utiliser le rapport des taxes dans QuickBooks

Pour utiliser le rapport des taxes :

• créez un client appelé GEM-CAR vente et un fournisseur appelé GEM-CAR achats;

• créez une facture avec l'item correspondant aux catégories de ventes et le montant vendu à partir du rapport de sommaire et mettez-le dans les recevables;

• Appliquez le paiement sur les factures de ce client, un par un, en vous basant sur sommaire de paiement.

 

• Simple Comptable / Société SAGE

Dans le menu de Simple Comptable : 

• Dans la fenêtre des entrées de journal générales, modifiez la date.

• Le numéro d'entrée devrait se remplir automatiquement.

• Entrez les détails de l'entrée dans le journal général.

 

• Vente avec GL non configuré

Inscrivez au grand livre les données de vos fins de journées.

• Attention de ne pas inclure des factures d’un autre mois dans une de vos fin de journées; faites 2 fin de journée...
• PS : Si on doit fermer une facture dans le mois précédant, fermez la facture de septembre en recevable et celle d’Octobre avec le paiement…

Si les montants ne balancent pas avec banque

• Vous pouvez créer un compte d'Ajustement pour gérer les écarts…
  • Créditez la banque et débitez la petite caisse du montant.
  • Ou l’inverse selon le cas : débitez la banque et créditez la petite caisse du montant.

 Les montants doivent se balancer avec l’autre mois et rétablir l’équilibre…

• facturation dans une date antérieure du mois précédent.
• inscription d’un NSF en date du jour alors que le NSF était du mois précédent.
• un solde du GL  « Ajustement »  négatif de -1000$ : avance de l’actionnaire.
• une subvention ou dépôt direct du gouvernement : petite caisse positive.

Rapport de GL vente et Catégorie ne balancent pas...

 

Achats

À partir du menu principal, allez à Achats > Rapports > Sommaire.

Ensuite, insérez les informations suivantes :

• Date de départ;
• Date de fin;
• Regrouper par (fournisseur).

Parmi les filtres, vous aurez les options suivantes :

• Filtrer par fournisseur;
• Filtrer par produit;
• Filtrer par catégorie.

Ensuite, cliquez sur Envoyer.

 

Gardez une copie du détaillé en PDF pour audit.

Inscription au grand livre.

À partir du menu principal, allez à Comptabilité > Chèques. Sur cette page, vous consultez la liste des chèques générés par le système. À côté du bouton Fermer, vous pouvez imprimer, exporter vers Excel, exporter en format PDF, copier le lien direct et imprimer en lot. 

Inscription au grand livre d’une transaction par chèque.

o Dans cet exemple, il y aura 2 transactions générales 59 et 60. Astuce: Exportez le rapport dans Excel ... utilisez la fonction copier-coller pour copier le montant $$ afin d'éviter les fautes de frappe.

 

L'entrée GL 

• Numéro de transaction = chèque #  
• Date: Date de chèque
• Crédit d'abord: compte bancaire 
• Débit: Comptes payables

Âge des comptes à payer

• Gardez une copie en PDF pour Audit

 

Note concernant QuickBooks en ligne

Étant donné que QuickBooks ne vous permettra pas de faire des transactions de grand livre général à AR, AP et taxe GL; utiliser la même technique que pour les ventesPour utiliser le rapport des taxes,• créer un fournisseur appelé: « GEM-CAR achats » - créez un achat avec un item correspondant aux catégories d'achats et le montant du rapport de sommaire et mettez-le dans les payables. Appliquez le paiement sur les factures de ce fournisseur un par un en vous basant sur le paiement de chaque chèque avec le numéro de chèque dans la note.

 

Conciliation

Étant donné que toutes les transactions ont été saisies dans votre logiciel de comptabilité soit par un sommaire (ventes, paiements et achats) et que le détail des chèques a été entré, le rapprochement de votre relevé bancaire et du logiciel de comptabilité sera facile.

Exemple de la fenêtre de rapprochement de Dynacom...

 

Validations importantes à la fin du mois

En regardant votre bilan, les comptes créditeurs et débiteurs doivent correspondre à votre rapport PDF GEM-CAR que vous avez enregistré. 

          

Exemple de bilan

Comment trouver des erreurs lorsqu'un achat a été saisi avec une date antérieure par erreur?

Comparer le vieillissement du mois précédent enregistré dans un pdf et réimprimer le rapport de GEM-CAR avec la même date .... Une fois que vous avez trouvé l'erreur, vous saurez quel mois rechercher.