Personnaliser les textes des courriels

À l'installation du logiciel GEM-CAR, des modèles de courriels par défaut sont automatiquement ajoutés à votre système. Si vous désirez modifier ceux-ci ou bien en ajouter des nouveaux, vous pouvez accéder à la liste des modèles de cette façon :

Cliquez sur le menu Communications > Paramètres> Modèles de courriels. Vous allez maintenant voir la liste complète des modèles de courriels de votre système. Vous pouvez modifier un modèle existant en cliquant sur la ligne, ou bien en ajouter un nouveau en cliquant sur le +Ajouter. Voici à quoi ressemble la fiche d'un modèle de courriel :

Vous verrez alors apparaître la liste complète des modèles d'e-mails disponibles dans votre système.

Vous pouvez modifier un modèle existant en cliquant sur la ligne correspondante ou en ajouter un nouveau en cliquant sur + Ajouter.

Lorsque vous créez un nouveau modèle, vous devez saisir les informations suivantes :

• Nom
• Type d'e-mail
• Cochez ou non la case « Utiliser par défaut »
• Objet
• Contenu

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Il est possible de créer plusieurs modèles pour le même type d'envoi. Dans ce cas, lorsque vous envoyez des e-mails, vous pourrez choisir celui que vous souhaitez utiliser.

Si un modèle du type d'envoi est coché dans la case par défaut, il sera présélectionné.

Lors de l'envoi d'un e-mail, vous pouvez sélectionner le modèle d'e-mail que vous avez créé.

Sélectionnez le modèle d'e-mail, rédigez l'e-mail du destinataire et l'objet, vérifiez que le message et la pièce jointe sont corrects, puis cliquez sur Envoyer.

Dans certains modèles par défaut, vous verrez des valeurs entre crochets (EX : {facture}). Ces valeurs sont automatiquement remplacées lorsque vous envoyez un e-mail, par exemple par le numéro de facture que vous envoyez actuellement. Certaines de ces variables sont nécessaires au bon fonctionnement des e-mails, par exemple dans le cas d'un lien pour réinitialiser le mot de passe.
 

Voici la liste des variables disponibles dans les modèles de courriels :

Ventes - Factures

•  Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {facture} = Numéro de la facture présentement envoyée
• {client_contact} = Nom du contact sur la vente

Ventes - Soumissions

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {soumission} = Numéro de la soumission présentement envoyée
• {client_contact} = Nom du contact sur la vente

Documents sécurisés - Nouveau Document

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• Contenu
• {user} = Nom du destinataire
• {user_code} = Code d'utilisateur du destinataire
• {sender} = Nom de l'expéditeur
• {link} = Lien vers le dossier
• {global_long_name} = Nom du magasin

Clients - Fin de Rappel

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasinContenu
• {user} = Nom du destinataire
• {doc_name} = Nom du dossier
• {link} = Lien vers le document
• {global_long_name} = Nom du magasin

Gestion de compte - Création du mot de passe

• Contenu
• {user} = Nom du destinataire
• {usercode} = Code d'utilisateur du destinataire
• {link} = Lien vers la création du mot de passe
• {global_long_name} = Nom du magasin

Booking - Client / Booking - Fournisseur

• {booking} = Numéro du booking envoyé
• {origin_nom} = Nom de l'origine du booking
• {origin_city} = Ville d'origine du booking
• {origin_state} = État/Province d'origine du booking
• {dest_nom} = Nom de la destination du booking
• {dest_city} = Ville de destination du booking
• {dest_state} = État/Province de destination du booking
• {po} = # de PO du booking{items} = Description de la marchandise
• {pickup_date} = Date de ramassage
• {delivery_date} = Date de livraison

Booking - Cueillette / Booking - Livraison

• Contenu
• {type} = Ramassage ou Livraison
• {booking_code} = Numéro du booking envoyé
• {origin_nom} = Nom de l'origine du booking
• {origin_city} = Ville d'origine du booking
• {origin_state} = État/Province d'origine du booking
• {dest_nom} = Nom de la destination du booking
• {dest_city} = Ville de destination du booking
• {dest_state} = État/Province de destination du booking

Booking - Demande de rendez-vous

• Sujet
• {booking} = Numéro du booking envoyé
• {origin_nom} = Nom de l'origine du booking
• {origin_city} = Ville d'origine du booking
• {origin_state} = État/Province d'origine du booking
• {dest_nom} = Nom de la destination du booking
• {dest_city} = Ville de destination du booking
• {dest_state} = État/Province de destination du booking
• {date} = Date du rendez-vous{po} = # de PO du booking
• {client} = Client du booking{type} = Type d'arrêt (Origine, Destination ou Stop)
• {items} = Description de la marchandise

Paye - Relevé

• Sujet
• {paye} = Numéro de la paie

Achats - Bons de commande

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {facture} = Numéro de PO de l'achat
• {commande} = Numéro de commande de l'achat
• {fournisseur_contact} = Nom du contact sur l'achat

Achats - Appel à facturation

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {facture} = Numéro de PO de l'achat
• {commande} = Numéro de commande de l'achat
• {fournisseur_contact} = Nom du contact sur l'achat