GEM-PHONE permet aux utilisateurs de configurer et de gérer rapidement leurs communications téléphoniques directement depuis le système. Les départements peuvent être configurés pour acheminer les appels entrants vers des équipes spécifiques et proposer des messages d'accueil automatisés personnalisés.
Pour que le message d'accueil informe les clients qu'il existe différents départements vers lesquels l'appel peut être directement transféré, cliquez sur l'icône du téléphone et sélectionnez l'onglet Départements. Ensuite, cliquez sur +Nouveau département.
Ensuite, attribuez un nom et un numéro de poste, puis ajoutez au nouveau département les utilisateurs qui recevront l'appel. Cliquez sur Enregistrer.
Une fois la configuration du département terminée, les options suivantes seront disponibles :
icône en forme de téléphone : appeler directement le département;
icône avec un crayon : modifier les informations du département (nom, extension et utilisateurs);
corbeille : supprimer le département.
Par exemple, pendant l'appel, le message sera le suivant : « Appuyez sur 1 pour le département des ventes, sur 2 pour le département du support, ou veuillez patienter jusqu'à ce qu'un agent soit disponible. » L'appel ne sera visible que par les utilisateurs sélectionnés dans chaque département.
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