Pour que le message d'accueil informe les clients qu'il existe différents départements vers lesquels l'appel peut être directement transféré, cliquez sur l'icône du téléphone et sélectionnez l'onglet Départements.
Ensuite, cliquez sur +Nouveau département.
Cette fenêtre vous permet de configurer un département et d’y affecter des membres de l’équipe.
Bouton | Description |
|---|---|
| Nom | saisissez le nom du département, par exemple Ventes. |
| Poste | saisissez le numéro interne du département. Les appelants et les utilisateurs internes peuvent composer ce numéro pour joindre l’ensemble de l’équipe. |
| Département parent | sélectionnez un département parent si ce département doit apparaître en tant que sous-département. Laissez l’option Aucun (département principal) sélectionnée pour le maintenir au niveau supérieur. |
Noms annoncés au téléphone (par langue) | vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le nom du département en français (FR), en anglais (EN) et en espagnol (ES). Le nom correspondant est annoncé aux appelants en fonction de la langue qu’ils ont sélectionnée. Si un champ est laissé vide, le nom du département principal est utilisé. |
| Membres de l’équipe | sélectionnez les employés appartenant au département en cochant la case à côté de leur nom. |
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications ou sur Annuler pour les ignorer. Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre du département.
Une fois la configuration du département terminée, les options suivantes seront disponibles :
icône en forme de téléphone : appeler directement le département;
icône avec un crayon : modifier les informations du département (nom, postes et utilisateurs);
corbeille : supprimer le département.
Par exemple, pendant l'appel, le message sera le suivant : « Appuyez sur 1 pour le département des ventes, sur 2 pour le département du support, ou veuillez patienter jusqu'à ce qu'un agent soit disponible. »
Notes :
1. Les appels dirigés vers un département sonnent simultanément pour tous les utilisateurs qui y sont associés et continuent de sonner jusqu'à ce que l'un d'eux réponde. L'appel ne sera visible que par les utilisateurs sélectionnés dans chaque département.
2. Après avoir créé un autre département, l'utilisateur doit mettre à jour le message d'accueil dans l'onglet Paramètres.
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